Política de Tratamiento de Datos Personales - Miss Colombia Internacional

ARTÍCULO 1. OBJETO. El presente documento tiene por objeto establecer los principios, términos y condiciones bajo los cuales se llevará a cabo el tratamiento de los datos personales que MISS COLOMBIA INTERNACIONAL LTDA (en adelante
“MCI”) reciba o reporte en el ejercicio de su actividad. Este manual protege y garantiza los derechos de los titulares de la información y los procedimientos para hacerlos efectivos en cumplimiento de las normas que rigen el derecho constitucional de habeas data.

ARTÍCULO 2. MARCO NORMATIVO. Según lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos tanto de entidades públicas como privadas. Ese derecho fundamental es reconocido por la jurisprudencia de la Corte Constitucional, por la Ley 1266 de 2008 y por la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 3. AMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual se aplicará a las bases de datos con las que MCI tenga interacción, bien sea como fuente de la información o como usuaria. MCI recibe, administra información de sus empleados, patrocinadores, participantes y colaboradores.

ARTÍCULO 4. ALCANCE. Este manual será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios y asesores de MCI, compañía que velará por la estricta observancia de la ley y del presente manual.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. (i) Titular de la información: es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la
presente ley; (ii) Fuente de información: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final; (iii) Operador de información: es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente ley; (iv) Usuario: es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información; (v) Dato personal: es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica; (vi) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas; (vii) Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial; (viii) Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. MCI desarrollará, aplicará e interpretará el presente manual de conformidad con los principios consagrados en la Ley Estatutaria 1266 de 2008: (i) Veracidad o calidad de los registros o datos: la información contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; (ii) Finalidad: la administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informársele al titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto; (iii) Circulación restringida: la administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la Ley 1266 de 2008 y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del banco de datos. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesibles por Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados conforme a la Ley 1266 de 2008; (iv) Temporalidad de la información: la información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o a terceros cuando deje de servir para la finalidad del banco de datos; (v) Interpretación integral de derechos constitucionales: el manual se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables; (vi) Seguridad: la información que conforma
los registros individuales constitutivos de los bancos de datos a que se refiere la ley, así como la resultante de las consultas que de ella hagan sus usuarios, se deberá manejar con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado; (vii) Confidencialidad: todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en la administración de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales por parte de MCI requerirán siempre del consentimiento libre y expreso del titular de la información, que se otorgará previo a la iniciación de una relación contractual. MCI adoptará todas les medidas necesarias para obtener la autorización de los titulares de la información. La autorización podrá constar en cualquier tipo de documento o soporte siempre que permita garantizar su posterior consulta. La autorización también se podrá realizar de manera verbal en caso de requerirse, donde se deberá igualmente realizar una aceptación verbal por el titular de la información. MCI dispondrá de los correspondientes formatos de autorización que deberán ser firmados o aceptados por los titulares de la información. MCI adoptará las precauciones requeridas para conservar la prueba de las autorizaciones.
La base de datos de los empleados tiene como finalidad mantener la información de ellos actualizada para realizar los pagos de nómina, conocer sus beneficiarios en seguridad social y cajas compensación, y enviarles comunicaciones. La información que se tiene de las candidatas y clientes es para su uso en los eventos y actividades del certamen, para su uso en medios y publicaciones físicas y electrónicas, para transmitir los datos personales a terceros dentro del país o fuera del país con los cuales Miss Colombia Internacional haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual, para contactar a la persona para temas y eventos relacionados con las actividades de Miss Colombia Internacional, para su uso promocional y comercial en distintos medios y para que MCI pueda gestionar las
actividades de su objeto social.
El aviso de privacidad es el aviso verbal del mismo que se realice al igual que puede ser el documento físico, electrónico o en cualquier formato, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. De manera verbal, o a través de este documento se avisa al titular la información concerniente a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Ese aviso de privacidad se incluye en la autorización que otorgan a MCI los titulares de la información.

ARTÍCULO 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. Los titulares de
la información tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y corregir sus datos personales.
Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de los datos personales.
Ser informado por MCI del uso que se le han dado a los datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de MCI de las disposiciones legales y constitucionales que protegen el habeas data.
Solicitar ser eliminado de su base de datos, siempre que haya terminado la relación contractual.
Tener acceso a los datos personales que MCI haya recolectado y tratado.

ARTÍCULO 9. DEBERES DE MCI FRENTE A LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. MCI se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular en caso de realizarse con un documento;
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos previstos en la ley.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ARTÍCULO 10. DEBERES DE MCI FRENTE A LOS OPERADORES DE LA INFORMACIÓN.
En su calidad de responsable por los datos suministrados al operador, MCI asume los siguientes deberes:

Garantizar que la información que se suministre a los operadores de los bancos de datos o a los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
Reportar, de forma periódica y oportuna al operador, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores.
Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al operador.
Solicitar, cuando sea del caso, y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada por los titulares de la información, y asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea necesaria, de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Certificar, semestralmente al operador, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Resolver los reclamos y peticiones del titular en la forma en que se regula en la presente ley.
Informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que el operador incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.
Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de la presente ley.
Actualizar mensualmente la información suministrada al operador.
Los demás que se deriven de la Constitución o de la presente ley.

ARTÍCULO 11. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. El tratamiento de la información incluye la recolección, el almacenamiento, el procesamiento, la actualización, el uso, la circulación, la transferencia y la supresión de los datos personales que se suministren a MCI. Para el tratamiento de la información MCI podrá: (i) administrar la información almacenada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente; (ii) verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información de los titulares de Información almacenada en sus bases de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente; (iii) consultar y evaluar cualquier información que sobre los titulares de Información se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera; (iv) encomendar o encargar a terceros la gestión integral de las bases de datos administradas; (v) las actividades que le permitan el cumplimiento de las finalidades señaladas en el presente manual; y (vi) compartir los estudios que realice sobre la base de la información recolectada con sus accionistas, las entidades vinculadas a ella y con los aliados de negocios con los que establezca relación comercial o jurídica para el desarrollo de su objeto social. MCI está obligada a suministrar datos personales de los titulares de la Información a entidades judiciales o administrativas y a entidades de control, previo requerimiento por parte de ellas. Así mismo, los datos personales de los titulares podrán ser conocidos en razón de procesos de auditoría externa por parte de los revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad. La información recolectada por MCI se conservará por el tiempo requerido por la normatividad aplicable.

ARTÍCULO 12. MEDIDAS DE SEGURIDAD. Para el almacenamiento de los datos, MCI cuenta con avanzadas herramientas tecnológicas que permiten un manejo confiable de la información recolectada. MCI cuenta con mecanismos de seguridad apropiados para evitar el acceso no autorizado a sus sistemas de información.

ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DEL DERECHO DE HABEAS DATA. A
continuación, se describen los procedimientos y reglas para el ejercicio de los derechos a favor de los titulares de la información.
a) Datos de contacto. Para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, los titulares de la información podrán hacer sus solicitudes al siguiente correo:
Dirección: Calle 93ª 11-35, Bogotá, Colombia
Email: misscolombiainternacional@gmail.com

b) Consultas. Los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar su información personal que repose en las bases de datos de MCI. Las consultas serán atendidas en un término máximo de veinte (20) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c) Reclamos. Los titulares de la información o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra MCI debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento en los datos de contacto suministrados. Se observarán las siguientes reglas y procedimiento:
i) El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a la persona señalada en este artículo, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando lo documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
ii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición o reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su petición o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
iii) El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.

MCI se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en nuestra página web www.misscolombiainternational.com.